Privacybeleid

(Versie 2.1, datum 30-08-2022)

Deze privacyverklaring is bedoeld om op een eenvoudige en heldere manier uit te leggen welke persoonsgegevens de provincie Utrecht over u verzamelt en hoe we deze verwerken.

Voor wie is deze verklaring bedoeld?

Deze privacy verklaring is bedoeld voor burgers en/of bedrijven die contact hebben met de provincie Utrecht (bijvoorbeeld voor de aanvraag van een subsidie of vergunning), voor bezoekers (waaronder leveranciers) van een van de locaties van de Provincie en bezoekers van deze website.

Voor medewerkers en sollicitanten van de provincie Utrecht en gebruikers van specifieke diensten van de provincie zijn aparte privacy verklaringen opgesteld.

Wat zijn persoonsgegevens?

Met persoonsgegevens bedoelen we alle informatie die ons iets vertelt over u of die we aan u kunnen koppelen. Dit kan informatie zijn die direct over u gaat of naar u te herleiden is. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om uw naam, uw geboortedatum of uw rekeningnummer.

Wat is een verwerking?

Met verwerken bedoelen we alle handelingen die we met uw persoonsgegevens kunnen doen zoals het verzamelen, bewaren, vastleggen, aanpassen, bekendmaken, doorgeven of verwijderen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de soort verwerking kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

In zeer uitzonderlijke gevallen wordt strafrechtelijke of bijzondere persoonsgegevens verzameld. Dit gebeurt alleen als dit wettelijk toegestaan is en noodzakelijk voor een verwerking. 

Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?

De provincie verwerkt uw persoonsgegevens voor de uitvoering van haar wettelijke en bestuurlijke taken, waaronder:

Hierbij verwerken wij uw persoonsgegevens voor onder andere:

Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens voor onze interne bedrijfsvoering (waaronder de financiële administratie) en beveiliging als u ons bezoekt. Zo wordt het Huis voor de provincie beveiligd aan de hand van cameratoezicht en wordt er een bezoekersadministratie bijgehouden.

Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens binnen de provincie Utrecht alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie of opdracht.

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

In de meeste gevallen verstrekt u uw persoonsgegevens zelf aan de provincie. Dat is niet altijd het geval. Wij kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld ook ontvangen van:

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

In het kader van de uitvoering van onze taken kunnen wij uw gegevens ook delen met andere organisatie. Afhankelijk van de verwerking kunnen wij uw gegevens delen met andere overheidsinstanties, bijvoorbeeld:

Wij doen dit alleen als hier een wettelijke grondslag voor is. Op de websites van deze organisaties kunt u door middel van de privacy verklaring zien op welke wijze zij uw persoonsgegevens verwerken.

Bij de uitvoering van onze taken kunnen wij gebruik maken van diensten van derden. Dit kan zijn door externe krachten die wij inhuren om ons te ondersteunen bij het uitvoeren van onze taken, door externe partijen waaraan wij onze taken (deels) hebben uitbesteed of in samenwerkingsverbanden waarbinnen wij taken in samenwerking met andere partijen uitvoeren.

Als wij dit doen, dan maken wij met deze derden goede afspraken over de verwerking van persoonsgegevens en leggen deze afspraken ook vast in een overeenkomst.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de goede uitvoering van onze taken en het naleven van wettelijke verplichtingen. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Uw persoonsgegevens worden na afronding van de verwerking verwijderd. Voor de meeste soorten persoonsgegevens dienen wij te voldoen aan de Archiefwet. Een nadere uitwerking van de bewaartermijnen vind u op de website van het Nationaal Archief: Selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen vanaf 1 januari 2020 Nationaal Archief  externe link.

Verwerken wij uw gegevens ook in landen buiten de Europese Unie?

Wij geven uw gegevens niet door aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij adequate beveiligings- en privacy-maatregelen zijn getroffen.

Doen wij ook aan profilering?

Met profilering wordt de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bedoeld, waarmee bijvoorbeeld gedrag wordt geëvalueerd en geprobeerd te voorspellen.

De provincie maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Binnen de provincie maken wij gebruik van systemen en standaarden om uw persoonsgegevens te beschermen. Deze systemen en standaarden passen wij regelmatig aan om te voldoen aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen in de markt.

Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles op computersystemen, hebben medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. Bij het bepalen van de maatregelen wordt steeds gekeken naar de huidige stand van de techniek en wordt de beveiliging daarop aangepast.

Cookies

We plaatsen functionele cookies die nodig zijn om onze website technisch goed te laten functioneren en analytische cookies om bezoekersstatistieken te verkrijgen die ons inzicht geven in het functioneren van de website. Op basis daarvan kunnen we onze dienstverlening verbeteren. Behalve dat wij zelf cookies plaatsen, doet YouTube dat ook als u een video op onze website bekijkt. YouTube kan hierdoor zien in welke video u geïnteresseerd bent en u vervolgens wijzen op video’s die u mogelijk ook interesseren. Geeft u geen toestemming voor plaatsing van cookies dan zult u geen video’s op onze website kunnen afspelen.

Functionaris gegevensbescherming

De provincie Utrecht heeft een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op de naleving van de toepasselijke privacy wet- en regelgeving binnen onze organisatie. U kunt bij onze FG terecht voor al uw vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens via FG@provincie-utrecht.nl

Uw rechten

U heeft een aantal rechten ten opzichte van ons omdat wij uw persoonsgegevens verwerken.

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u bij de provincie een verzoek indienen. De provincie behandelt uw verzoek binnen 4 weken. Hoe specifieker u bent bij de aanvraag des te beter kunnen wij uw vraag behandelen.

U kunt uw verzoek indienen via het mailadres: privacy@provincie-utrecht.nl  Wij moeten daarbij wel kunnen nagaan of de juiste persoon het verzoek doet. U kunt namelijk alleen uw rechten uitoefenen met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens. Het is daarom mogelijk dat wij u verzoeken bij het Huis voor de provincie te komen legitimeren.

Datalek

Heeft u informatie ontvangen die niet voor u bestemd is? Heeft u een kwetsbaarheid in onze beveiliging geconstateerd of is er volgens u sprake van een datalek? Meld dit dan direct bij datalek@provincie-utrecht.nl.

Klacht indienen

Heeft u een klacht? Dan kunt u dit melden bij FG@provincie-utrecht.nl. Indien u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/  externe link.

© 2022 Provincie Utrecht Privacy statement Toegankelijk
Provincie Utrecht